Dokumentenverwaltung

Über die HLS-90 Dokumentenverwaltung können Sie alle Arten von Dokumenten verwalten, wie z. B. Bilder, Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungs-Dateien, PDFs, Schaltpläne, Filmdokumentationen, gescannte Dokumente, usw.

Es gibt folgende Möglichkeiten, die Dokumentenverwaltung aufzurufen:

1. Über das Hauptmenü: Stammdaten -> Dokumentenverwaltung [Strg+D] als komplette Übersicht über alle gespeicherten Dokumente. Es stehen Ihnen hier alle Möglichkeiten für alle Dokumente zur Verfügung.
2. Über den Schalter "Dokumente" im Adress- oder im Wartungs-Dialog. Im ersten dieser beiden Fälle beziehen sich die Dokumente dann direkt auf die jeweilige Adresse UND alle zugehörigen Dokumente der zu dieser Adresse gehörigen Wartungsverträge.  Im zweiten Fall (Wartungs-Dialog) beziehen sich die angezeigten Dokumente ausschließlich auf den jeweiligen Wartungsvertrag. Dies beiden Varianten können (im Vergleich zu Punkt 1) in vielen Fällen die übersichtlichere Möglichkeit zur Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten darstellen.
3. Im Positionsbereich der Auftrags- und Projektverwaltung öffnet sich dieser Dialog, wenn Sie den dortigen Schalter  klicken. Es wird dort schon die Kategorie "Positionsbereich" vorselektiert. In diesem Fall des Aufrufs befindet sich unten links zusätzlich der Schalter "Übernehmen", mit dem Sie das selektierte Dokument mit der aktuellen Position verknüpfen können. Sie können somit jeder beliebigen Positionsart ein Bild zuweisen, welches Sie dann beim Ausdruck von Auftragsarten oder Projekten mit optional eindrucken lassen können.
   Zur Info: zugewiesene Positions-Bilder verbrauchen so gut wie keinen Speicherplatz, da nur die Verknüpfung gespeichert wird. Sie können außerdem vor jedem Ausdruck im Druck-Dialog über die CheckBox "Positions-Bilder drucken" entscheiden, ob zugewiesenen Bilder gedruckt werden sollen.

Der Dialog Dokumentenverwaltung besteht im Wesentlichen aus

• dem "Dokumentenbereich" (linker Bereich)
• und dem "Detailbereich" (rechter Bereich).

Im Dokumentenbereich werden - je nach gewählter Ansicht (Symbol, Liste, Baum) und Selektion - die Dokumente mit der eingestellten Größe (16, 32, 64 Pixel) angezeigt.

Im Detailbereich wird das selektierte Dokument (im Falle eines darstellbaren Formats) vergrößert dargestellt. Ein Größerziehen des Dialogs vergrößert auch diese Darstellung entsprechend.

Die vertikale graue Linie zwischen dem Dokumenten- und dem Detailbereich ist verschiebbar (Splitter) und passt somit die Breite des rechten bzw. linken Bereichs Ihren Wünschen an.

Etliche (auch zusätzliche) Funktionen sind auch über das Kontext-Menü (RechtsKlick im Dokumentenbereich) aufrufbar.

Dialog Dokumentenverwaltung (hier in der Symbolansicht, 32x32 Pixel)

Hier ein Auszug der Funktionsmöglichkeiten des Dialogs:

• Über die Combobox "Kategorie" können Sie die Gruppierung / Selektion einstellen. Es werden dadurch lediglich Dokumente der selektierten Kategorie angezeigt, die Sie momentan interessieren. Die Kategorie "alle Dokumente" hat keinerlei Einschränkung und zeigt somit alle existierenden Dokumente aller Kategorien an.
  Hinweis: Wenn Sie beispielsweise über einen Adress-Dialog in die Dokumentenverwaltung gelangt sind (über den dortigen Schalter "Dokumente"), dann bezieht sich die Kategorie "alle Dokumente" natürlich auch lediglich auf alle Dokumente dieser aktuellen Adresse. Desgleichen gilt für den Wartungs-Dialog.
• Über den Schalter  links der ComboBox "Kategorie" lassen sich (zusätzlich zu unseren drei Standard-Kategorien: "Alle Dokumente", "Positionsbereich" und "Auto-PDF-Archiv") weitere individuelle Kategorien anlegen und pflegen.
• Die drei Optionen der "Ansicht" bieten die Darstellung des Dokumentenbereichs als : Symbolansicht, Listenansicht und Baumansicht. Gleich rechts davon können Sie über die drei Schalter "16", "32" und "64" bestimmen, wie groß die Images im Dokumentenbereich angezeigt werden sollen. Sie finden dort also mehrere Kombinationsmöglichkeiten, den Dokumentenbereich von der Ansicht her so einzustellen, daß er Ihren jeweiligen aktuellen Anforderungen genügt. Probieren Sie es aus!
• Im Bereich des "Filters" können Sie (wie in jedem Auswahl-Fenster im HLS-90) für alle drei Ansichten nach den verschiedensten Kriterien filtern.
• Durch einen Klick auf die Überschriften unter der Filterleiste wird die Ansicht entsprechend sortiert. Siehe dazu auch Sortierung der Auswahl-Fenster.

Hier ein Auszug der Funktionsmöglichkeiten im Bereich der Werkzeugleiste (oben) des Dialogs.

• Mit dem Schalter Kategorie können die selektierten Dokumente Ihren Vorstellungen entsprechend in andere Kategorien verschieben und somit für Sie übersichtlich gruppieren.
• Über den Schalter Importieren können Sie komplette Windows-Ordner inklusive deren Unterordner importieren.
• Beim Exportieren werden die selektierten Dokumente unter dem ursprünglichen Original Dateinamen an einen Ort Ihrer Wahl (Ordner, Laufwerk) exportiert.
• Durch den Schalter Ausführen bzw. einen Doppelklick auf ein Dokument im Dokumentenbereich wird (je nach Typ des Dokuments) das entsprechende Programm (sofern auf Ihrem PC vorhanden) dafür gestartet.
• Der Schalter Drucken stellt alle selektierten Dokumente, die graphisch darstellbar sind, als Druck-Vorschau dar. In der Vorschau stehen Ihnen sodann wieder die üblichen Möglichkeiten der Weiterleitung an einen beliebigen Drucker, des Exportierens, des Mailversands, usw. zur Verfügung.
• Der Schalter Mailen bereitet Ihnen die selektierten Dokumente als Anlage zum Mailversand vor.
• Der Schalter Unterschrift startet den Dialog zur Erfassung und Verwaltung von Unterschriften.
• Um Dokumente hinzuzufügen, nutzen Sie den Schalter "Hinzufügen", oder ziehen Sie beliebige Dokumente über Drag & Drop (z. B. über den Windows-Explorer) einfach in den Dokumentenbereich. Sie werden dabei nach der gewünschten Ziel-Kategorie gefragt.
  Hinweis: Sie können Dokumente auch über die Windows Zwischenablage hinzufügen: Wenn Sie (z. B.) im Windows-Explorer Dokumente über "kopieren" oder "ausschneiden" selektiert haben, sind diese im Dokumenten-Bereich über "Strg+V" bzw. über das Kontext-Menü (rechte Maustaste) einfügbar.

Diese (und weitere) Funktionen sind auch über das Kontext-Menü (RechtsKlick im Dokumentenbereich) aufrufbar.