Im Jahr 2014 hat die Europäische Union eine Verordnung zur Nutzung von elektronischen Rechnungen erlassen, die in Deutschland in nationales Recht umgesetzt werden muss. Dies ist auf Bundesebene in Form der E-Rechnungsverordnung erfolgt. Auf Landesebene liegt ein ähnlicher Entwurf vom 29. Oktober 2019 (ERechVOBW) vor.
Die neuen Vorgaben betreffen alle Rechnungen, mit denen Unternehmen Lieferungen oder Leistungen auf der Basis von öffentlichen Aufträgen sowie zu Konzessionen abrechnen. Ausnahmen bestehen nur für wenige Fälle (zum Beispiel Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes). Eine Geringfügigkeitsgrenze gilt noch für Rechnungen, die auf der Basis eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (netto) erstellt wurden. Im Kern bedeutet dies:

• Seit 27. November 2019 sind alle öffentlichen Auftraggeber (Bund) beziehungsweise seit dem 18. April 2020 (Land) verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen

• ab 27. November 2020 (Bund) beziehungsweise 1. Januar 2022 (Land) müssen im Gegenzug alle Rechnungssteller elektronische Rechnungen übermitteln.

Eine elektronische Rechnung liegt dann vor, wenn sie

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird

• das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

Dies bedeutet, dass reine Bildformate wie pdf-, jpg- oder tif-Dateien nicht akzeptiert werden, da diese nicht durchgängig elektronisch verarbeitet werden können. Akzeptiert werden hingegen strukturierte Dateiformate wie die XRechnung, EDI- oder XML-Formate.
Ebenso zulässig sind sogenannte hybride Datenformate, also zum Beispiel PDF/A3-Dateien oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format, die sowohl eine für Menschen lesbare PDF-Datei als auch eine für Maschinen lesbare XML-Datei enthalten.
Der Entwurf der ERechVOBW sieht für die Übermittlung von Rechnungen die Bereitstellung eines Dienstleistungsportals vor. Dort können Rechnungen in den genannten Formaten hochgeladen oder per E-Mail eingeliefert werden. Des Weiteren soll ein Webservice bereitgestellt werden, über den die Rechnungsdaten eingegeben werden können.
Was sich im ersten Schritt als eine erneute Belastung verstehen lässt, bietet auf der anderen Seite deutliche Chancen und Vorteile:
Die Nutzung von elektronischen Rechnungen ist nicht nur sicher und schnell, sondern auch deutlich kostengünstiger als herkömmliche Papierrechnungen.

(Quelle: IHK-Zeitschrift Wirtschaft im Südwesten, 5+6 2020)