Stapelgenerierung Wartungsrechnungen

Mit dieser Funktion ist es bequem möglich mehrere Wartungsrechnungen z.B. eines ganzen Monats auf einmal erstellen zu lassen. Dabei haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten der Auswahl: Entweder wählen Sie aus allen vorhandenen Wartungsverträgen oder Sie wählen aus den Kunden mit Wartungsverträgen aus, um nur für diesen Kunden Wartungsrechnungen oder eine Sammelrechnung erstellen zu lassen.

Stapelgenerierung von Wartungsrechnungen

1. Entscheiden Sie zuerst ob Sie aus allen Wartungsverträgen oder nur für einen bestimmten Kunden auswählen möchten.
2. Klicken Sie anschließend den  Schalter um eine Auswahl der Wartungsverträge oder der Kunden mit Wartungsverträgen zu öffnen.
3. In der Auswahlliste haben Sie alle bekannten Suchmöglichkeiten um nur die Wartungsverträge auszuwählen die für Sie aktuell interessant sind (z.B. nur die Wartungsverträge mit Rechnungsturnus Juli).
4. Wählen Sie die benötigten Wartungsverträge aus und übernehmen Sie sie mit dem  Schalter.
5. Stellen Sie im Feld Wartungs-Datum ein welches Datum als Wartungstermin angegeben werden soll.
6. Wählen Sie aus welche Auftragsart erstellt werden soll. (In der Regel Wartungsrechnungen)
7. Beim Positionstext können Sie den automatisch erstellten Text belassen oder ihn mit einem manuellen Text Ihrer Wahl überschreiben.
8. Zuletzt müssen Sie sich noch entscheiden ob Wartungsbesuche erstellt werden sollen oder nicht.
9. Schließen Sie den Vorgang ab indem Sie den Generieren Schalter klicken oder wählen Sie Abbrechen um das Fenster zu schließen.

Wenn wir für eine große Hausverwaltung arbeiten kann es sinnvoll sein monatlich eine Sammelrechnung über alle erledigten Wartungen zu erstellen. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie „Nur Verträge eines Kunden“ und klicken Sie dann den Schalter  um eine Auswahl aller Kunden mit Wartungsverträgen zu öffnen.
• Suchen Sie in der Auswahlliste den Kunden für den eine Sammelrechnung erstellt werden soll und übernehmen Sie ihn mit dem  Schalter.
• Wählen Sie bei der Auftragsart entweder Angebot, Auftrag oder Lieferschein aus. Diese Auftragsart soll Ihnen später als Leistungsnachweis dienen.
• Aktivieren Sie diese Checkbox, damit alle neuen Auftragsarten dieselbe Auftragsnummer erhalten und somit HLS-90 weiß daß diese Aufträge (oder Angebote oder Lieferscheine) zusammen gehören.
• Die restlichen Einstellungen nehmen Sie analog zur obigen Beschreibung der Stapelgenerierung vor und klicken dann auf den „Generieren-Schalter“
• In der Auftragsverwaltung, je nach gewählter Auftragsart stehen Ihnen jetzt neue Auftragsarten zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung, beispielsweise zum Generieren einer Sammelrechnung.